lunes, 18 de febrero de 2008

Valoracin

¡Discuss:
1) The processes of determining the value of
documents (for example, primary & secondary values, organization levels, uniqueness, etc.)

2) The techniques used to appraise and evaluate
the documents within a series (for example, weeding, selection, sampling etc.)

8 comentarios:

Aida E. Baez Caraballo dijo...

1. La valoración de documentos es el proceso para la retención de documentos en un archivo. Este proceso tiene dos variantes; valor primario, que son los documentos principales dentro de una organización y los de valor secundario, que son documentos para uso investigativo o informativo. Dependiendo el tipo de documento, dejandonos llevar por unas características tales como: relevancia de las funciones del documento, originalidad del documento, el valor de uso y su relación con otros documentos, podemosidentificar si el valor del documento es primario o secundario.
2.Entre las técnicas de valoración están el ver el mucho uso del documento, conocer la institución para conocer la importancia del documento en la misma. Hay que ver si el documento llena lagunas, es material complementario, cuán completo esta el documento, cuantas copias hay del mismo documento, entre muchas otras características que hay que identificar para decidir el valor de un documento en una empresa o institución.

José R. Oliveras dijo...

1. Para determinar si un documento merece ser retenido en un archivo, este tiene que pasar por un proceso de valorización, donde se resaltan las caracteristicas esenciales para su mantenimiento o disposición. Los documentos poseen un valor primario, donde este ha afectado de alguna manera o tiene que ver directamente con la organización que lo creo y secundario donde el documento tiene mas valor informativo para investigadores e historiadores ademas de su creador.
El documento es valorizado ademas por su grado unico y relacion con otros documentos del archivo.
2. Existen varias tecnicas de evaluacion y apreciación de los documentos,siendo la mas usada la encuesta. Sin embargo, el archivero debe conocer la entidad u organización que interesa organizar el archivo y los motivos que esta tuvo para crear los documentos.

LOURDES MIRELYS SANFELIZ RAMIREZ dijo...

La valoración de documentos, se puede decir que dependiendo de la importancia que este documento tenga, es que se va a establecer el tiempo que este permanecerá en el archivo. En la información que se encuentra en el Power Point de la clase, dice que valoración es el reconocimiento del valor de un documento para retenerlo en un archivo. El valor primario, es el valor que prueba la manera que el individuo o la oficina reflejan el desarrollo del cuerpo qu lo creó, su estructura, funciones destacadas o refleja la evolución de la carrera, intereses o actividades de un individuo. El valor secundario son aquellos que contienen información útil no tan solo para los creadores, sino también para investigadores de varios campos del saber.
Con relación a la valoración de los documentos, se debe de tomar en cuenta la importancia que tienen los documentos, ya que esto es vital para la administración y la documentación. También es importante el conocer el contexto del organismo o del individuo para el cual se trabaja.

ROSA E CRUZ AYALA dijo...

1) Se puede determinar el valor de los documentos al crearlos, mientras se usan y mantienen o al momento de su disposición.
Los procesos: 1. Identificar su valor primario- las razones para su creación y su utilidad, ya sea administrativa, legal o fiscal. Por ejemplo: que reflejen el desarrollo de la organización, su estructura, políticas, decisiones, operaciones o que refleje la carrera, intereses o actividades del individuo que la creó; que contenga detalles legales; que pruebe o evidencie cómo se dirigieron los asuntos del individuo o la organización. 2. Identificar los documentos que, además del valor primario, contienen información útil para el investigador. Estos documentos evidencian la organización, su estructura, sus procedimientos o las funciones del individuo que los creó (valor evidencial) o proveen información relacionada a personas, lugares, eventos históricos, cambios sociales, etc. (valor informático). 3. Debemos considerar también, la relevancia de los documentos según el nivel organizacional donde fueron creados y usados, si son auténticos y originales.

2) Las técnicas de valoración de los documentos pueden ser: conocer el contexto de la organización o del individuo que los creó- su misión, su propósito, su función o ejecutoria; conocer su estructura interna, cómo se organiza; hacer preguntas o encuestas en los diferentes departamentos u oficinas sobre el uso de los documentos; que los documentos no tengan más de 50 años de creación.

Luis E. Mendez dijo...

1. Los documentos documento son retenido en un archivo, al pasar por un proceso de valorización. En dicho proceso se resaltan las características esenciales del archivo para su mantenimiento o descarte. Los mismos tienen un valor primario, en el cual el documento esta ligado de alguna manera o directamente con la organización que lo creo pueden se legales fiscales o administrativos. También pueden tener un valor secundario donde el documento contiene un valor más informativo para los investigadores e historiadores además de su creador. También debemos considerar la relevancia de los documentos con las organizaciones que los crearon como un instrumento de valoración.
2. Para dar valor a un documento se utilizan diferentes técnicas las cuales pueden ser:
• Conocimiento de la organización o del individuo que origino el documento
o misión, propósito y función del mismo.
o conocer su estructura interna, cómo se organiza.
o Realizar encuestas encuestas en los diferentes departamentos u oficinas sobre el uso de los documentos.
o Que los documentos no sean muy antiguos.

Daniel Vélez Rubio dijo...

1- La valoración de un documento es el proceso que nos permite mantener una colección u nuestro archivo en balance y justa proporción, valorando la importancia del mismo para la institución. Este proceso se puede dar en dos vertientes en la cuales consideramos los documentos antes de tomar decisiones sobre ellos, documentos de valor primario y documentos de valor secundario. El documento es considerado de valor primario por su importancia para la organización, viéndose el por qué y para qué fue creado, considerándose como una necesidad para la organización su conservación. Ayudan al funcionamiento de la organización. También en este contexto se considera su valor histórico organizacional. El valor secundario se le asigna a un documento por su valor para personas fuera de la organización, investigadores, considerando su valor para aportar e internacionalizarse. También se considera su cercanía con otros documentos, cuanto se usa y su capacidad de llevar una historia externa de la organización.
2- La evaluación de documentos para su valoración se realiza siguiendo varios focos, entre los que podemos ver que se toma en consideración:

a. Cuanto uso se le da al documento
b. La importancia de la información contenida
c. Su importancia para investigadores
d. Su importancia histórica

Para todo esto se debe tener en cuenta la misión de la organización, y se debe tomar en consideración el sentir interno de la organización sobre sus recursos, su importancia y uso para quienes pertenecen a la organización

VERONICA GUZMAN dijo...

La valoración es parte de los procesos de archivos, ya que con esta se establece como se van a seleccionar y descartar los documentos. Según la definición dada en clases este es el valor que se reotorga a un documento para retenerlo en un archivo. Este se realiza en diferentes etapas de la vida de los documentos. Existen diversas formas de definir la valoración pero coinciden en que el archivista tiene el trabajo de escoger el material que ha de ser guardado.

Se toman en cuenta los valores de los documentos desde sus razones de origen hasta el uso que ha de tener. En este proceso se le otorgan valores como: el primario, el cual protege propiedad legal o cívica y son parte y reflejo de la entidad que los creo. Para un archivo es parte del manejo de algún asunto, estos documentos sonde carácter administrativo, legal y financiero.

El valor secundario de un documento son los que contienen información útil para la entidad y para los investigadores, tienen carácter y valor de evidencias, información y que se puedan utilizar como parte de la entidad.

Para utilizar los procesos de valoración se debe de conocer la organización, contexto, procesos organizativos, los objetivos y las funciones d la misma para determinar el valor que van a tener los documentos. Parte del conocimiento de la organización es que se debe de tener claro la estructura de la misma y los datos que se recopilan. Dentro de los procesos de valoración se debe de tener en cuenta el tener un proceso establecido para la retención y descarte de los documentos.

Nathalie Gonzalez Torres dijo...

En el análisis de valorización, implica la retención de documento dentro de los archivos. Para llevar a cabo la retención (tiempo, disposición, valor) y/o mantenimiento de los documento para la identidad a la que pertenecen deben cumplir dos procesos. El primario este debe tener llenar los requisitos, valor y uso que se le pueda dar a la organización ya sea, administración o legal. El segundo proceso es la importancia o el motivo de la retención que tenga los documento archivados y que sean participe de la funciones de la identidad a la cuales serán de uso del investigador o la identidad a la que pertenecen tomando en cuenta el proceso primario.